مهمترین نکات تنظیم قرارداد و قولنامه چیست؟ راهنمای جامع

خرید و فروش ویلا موضوعی است کاملا تخصصی. شمار زیادی از افراد تصور روشنی از ابعاد موضوع نداشته و تصور می کنند که براحتی می توانند از طریق سایت و نوشتن یک قولنامه ساده در یک بنگاه یا بین خودشان، ملک یا زمینی را خریداری نمایند. اخیراً هم خرید ویلا در شمال گسترش زیادی پیدا کرده و بسیار از هموطنان بدون اطلاع کافی از جوانب قانونی و حقوقی مساله، بدون بررسی و اطلاع کافی وارد معاملاتی می شوند که چه بسا موجبات وارد آمدن آسیب های مالی جدی و جبران ناپذیری برای آنها می شود.

این مقاله بر اساس دانش تجربی چندین ساله متخصصان املاک آرام به نگارش در آمده است. هدف مقاله این است که اطلاعاتی کلی در رابطه با ابعاد مختلف تنظیم قرارداد و یا قولنامه خرید ویلا افرادی که قصد خرید ویلا در نوشهر یا خرید ویلا در مازندران، چمستان و سایر مناطق  را دارند بدهد.

منظور از قرارداد یا قولنامه چیست؟

قولنامه یا قرارداد، سند عادی مکتوبی است که بصورت دستنوشته یا تایپ شده بین دو یا چند نفر نوشته و به امضاء می رسد. طی این سند، طرفین در حقیقت تعهداتی مبنی بر انجام معامله یا ارائه خدمات یا هر نوع تعهد دیگری را بین خود تنظیم و تحریر می نمایند.

قولنامه یا قرارداد ماهیتاً معطوف به آینده است به این معنی که طرفین متعهد می شوند که در آینده نسبت به هم کار یا خدماتی را ارائه و تعهداتی را بجا آورند. این نوع سند مادامیکه با قوانین جاری کشور منافات نداشته باشد، معتبر شناخته می شود.

این قبیل اسناد با اینکه بصورت عادی بین اشخاص تنظیم و به امضاء می رسند، با اینحال دارای ابعاد و آثار حقوقی بوده و دقیقاً به همین جهت نیز باید به دقت تنظیم شوند.

مبایعه نامه چیست و چه تفاوتی با قرارداد یا قولنامه دارد؟

مبایعه نامه با قرارداد یا قولنامه شباهت زیادی دارد.

در هر دو مورد، خرید و فروشی انجام شده و سندی بین آنها انتقال داده می شود. در هر دو مورد، طرفین تعهداتی نسبت به یکدیگر دارند.

هر دو مورد سند عادی تلقی می شوند. تنها تفاوت در این است که در مبایعه نامه (یعنی برگه یا سند خرید و فروش)، امر خرید و فروش در همان زمان تنظیم مبایعه نامه قطعی شده و تمام می شود و هیچ تعهدی برای زمان آینده باقی نمی ماند.

اما در قولنامه یا قرارداد، طرفین روی تعهداتی توافق می کنند و قرار می گذارند که در آینده مشخصی تعهدات خود را بجای بیاورند و نهایتاً امضاء اسناد انتقال در دفترخانه را به عنوان آخرین تعهد عملی کنند.

قرارداد رسمی چیست و چه تفاوتی با قرارداد یا قولنامه دارد؟

اسناد بطور کلی دو دسته هستند: عادی یا رسمی.

اسناد عادی شامل کلیه فرمهای قولنامه یا قرارداد، مبایعه نامه، و سایر فرم هایی از تعهدات باشند که بین دو یا چند نفر بصورت کتبی تنظیم و به امضاء طرفین می رسند.

اما زمانی که همین اسناد عادی در دفترخانه های رسمی تنظیم و به ثبت رسیدند، تبدیل به اسناد یا قراردادهای رسمی می شوند.

علاوه بر اسناد رسمی دفترخانه ها، کلیه اسناد صادره از ادارات ثبت اسناد و املاک و نیز کلیه اسنادی که توسط دولت (گواهینامه رانندگی، دیپلم و …) تنظیم می شوند، جزء اسناد رسمی تلقی می شوند.

کارهایی که قبل از تنظیم قولنامه یا قرارداد باید انجام دهید

پیش از تنظیم قرارداد یا قولنامه خرید زمین یا ویلا یا هر نوع ملکی ، یک سری کارها را حتما باید انجام دهید تا در آینده به مشکل بر نخورید. این موارد عبارتند از:

1. رویت سند

در ابتدا از فروشنده بخواهید تا اصل سند ویلا را به رویت شما برساند. به هیچ عنوان گفتار شفاهی فروشنده یا کپی اسناد را مبنای پذیرش قرار ندهید و اکیداً بخواهید تا اصل سند را برایتان بیاورند.

در سندهای تکبرگ، آدرس ملک قید می شود و شما براحتی می توانید اطلاعات ویلای مورد معامله را با سند تطبیق دهید. اما در اسناد مهر و موم شده قدیمی (سرب دار) آدرس ملک قید نشده.

در این موارد، باید اصل سند بنچاق را مطالبه کنید و مشخصات آن را با آدرس ویلا مطابقت دهید. این کار را از طریق استعلام از اداره ثبت اسناد و املاک نیز می توانید انجام دهید.

بطور کلی در این مرحله، باید مشخصات ویلا از قبیل آدرس، ابعاد زمین، … و مشخصات مالک یا مالکان و سهم هر کدام از ایشان ملاحظه و با آنچه در قرارداد و یا قولنامه خرید ویلا نوشته می شود، مطابقت داده شود.

2. رویت پایان کار

از فروشنده بخواهید تا پایان کار ساختمان ویلا رابه شما نشان دهد. با رویت پایان کار شهرداری، دقت کنید تا اطلاعات مندرج در آن از قبیل نام و مشخصات مالک (یا مالکان) ویلا، آدرس ویلا، ابعد زمین (عرصه)، ابعاد ساختمانها (اعیان)، تعداد طبقات، پارکینگ و غیره دقیقاً با مفاد قرارداد و یا قولنامه خرید ویلا مطابقت داشته باشد.

دقت داشته باشید که فروشنده حتماً باید خود مالک (یا مالکان) اصلی و یا وکیل یا قیم او باشد. اگر در عمل، مساحت قسمتی از بنای ویلا در پایان کار نیامده باشد، به این معنی است که آن قسمت بعدا ساخته شده و به احتمال زیاد مشمول جرائم شهرداری می شود. ضمناً نوع کاربری ویلای مورد معامله باید در پایان کار مشخصاً قید شده باشد.

3. احضار یا انحصار وراثت

اگر ویلای مورد معامله شما جزء اموال میراث باشد، از فروشنده بخواهید تا تمامی وارثان را برای تنظیم قرارداد و یا قولنامه خرید ویلا و امضای آن دعوت نماید و مطمئن باشید که کسی از قلم نیافتد.

اگر فروشنده به تنهایی وارث ویلای مورد معامله است، از او بخواهید تا برگه قانونی انحصار وراثت را به رویت شما برساند و مشخصات آن را نیز به انضمام کپی برابر اصل شده، به همراه قرار داد دریافت کنید.

4. مطالعه وکالت نامه اصلی

اگر فروشنده اصلی در میان نباشد و شخص دیگری به وکالت از او امر معامله را انجام می دهد، حتماً وکالتنامه اصل را از او مطالبه و دقت نمائید که اولاً آیا آن شخص و مشخصات او دقیقاً در وکالتنامه قید شده یا نه و ثانیاً بررسی کنید که حدود اختیارات وکیل در چه حد است؛ آیا حق فروش دارد؟ آیا حق دریافت ثمن معامله (مبلغ مورد معامله) را دارد؟ آیا وکالت او شامل ویلای مورد معامله شما می شود؟ و در نهایت اینکه یک برگ کپی برابر اصل شده از وکالتنامه را به همراه قرارداد از او دریافت کنید.

5. 5. مطالعه سند اصلی دال بر قیومیت

اگر فروشنده اصلی در سن قانونی نباشد، ممکن است شخص دیگری بعنوان قیم امر معامله را انجام دهد. در اینصورت سند قانونی دال بر قیم بودن او بر مالک اصلی را بخواهید.

در این حالت نیز دقیقاً همانند مورد وکالت، موارد را بررسی کنید که ابعاد و حدود اختیارات قیم تا چه میزان است. اما در این مورد نیز مانند دو مورد پیشین، کپی برابر اصل برگه قیمومیت را از فروشنده دریافت دارید.

6. انجام استعلامات ضروری

انجام برخی استعلامات بسیار مهم و ضروری هستند. این استعلامات شامل موارد زیر می گردند:

• از اداره ثبت اسناد و املاک استعلام نمائید تا مطمئن شوید که ویلای مورد نظر در توقیف ثبتی نمی باشد.
• از اداره اوقاف استعلام نمائید تا از موقوفه بودن یا نبودن مورد معامله مطمئن شوید.
• از اداره میراث فرهنگی استعالام کنید تا مطمئن شوید که مورد معامله شما، جزء میراث فرهنگی نیست.
• از شهرداری استعلام کنید تا مطمئن شوید که ویلای مورد نظر شما در داخل طرحهای شهرداری (مترو، خیابان، …) نباشد.
• از اداره ثبت احوال استعلام کنید تا مطمئن شوید که ویلای مورد معامله شما جزء مهریه (اصطلاحاً پشت قباله) کسی نباشد. از اداره ثبت همچنین استعلام کنید که ملک مورد نظر جزء املاک بنیاد مستضعفان یا ارگانهای دیگر نباشد.
• از دارایی استعلام کنید تا مطمئن شوید که تمامی حقوق قانونی مربوط به مالیات بر ارث یا مالیات سالیانه و … ملک مورد نظر تسویه شده باشند (آوردن مفاصا حساب به روز شده دارایی در این مورد کفایت می کند).
• از طریق روئیت اصل فیش آب، برق گاز و تلفن، یا استعلام از ادارت مربوطه اطمینان حاصل کنید که ویلای شما انشعابات قانونی هریک از خدمات فوق را دارد.
• از فروشنده بخواهید تا مفاصا حساب دارایی، شهرداری، برق، آب، گاز، تلفن، و … را بصورت کاملاً به روز برایتان بیاورد.

چگونه مفاد قرارداد یا قولنامه را تنظیم کنیم؟

پس از انجام دقیق آنچه در بند پیشین ذکر شد، نوبت به تنظیم قرارداد و یا قولنامه خرید ویلا می رسد. در این مرحله رعایت و توجه به نکات زیر بسیار مهم هستند:

• پیش از انجام معامله، از رسمی بودن و مجوز بنگاه اطمینان حاصل کنید. قراردادهایی که در بنگاههای فاقد مجوز تنظیم شوند، فاقد کد رهگیری بوده و امکان تعقیب مراحل و وضعیت ویلای مورد معامله شما را نخوهند داشت.
• اگر از کاربن در بین صفحات استفاده می شود، کاربن هایی استفاده کنید که نو بوده و رد خوانایی در کلیه نسخ ایجاد کنند.
• قرارداد و یا قولنامه خرید ویلا را در سه نسخه تنظیم نمائید (خریدار، فروشنده، مشاور املاک).
• به هنگام امضاء اوراق قرارداد، کاربن ها را خارج کرده و از تمامی طرفهای معامله بخواهید تا امضاء را مستقیماً روی ارواق درج کنند.
• قلم خوردگی در متن قرارداد ایجاد نشود. اما اگر مورد اشتباهی بود که باید حذف می شد، با دقت روی موارد مذکور خط کشیده و در ادامه جمله یا حاشیه (نه بین خطوط) موارد صحیح را بنویسید. سپس در پشت قرارداد قید و امضاء کنید که کدام موارد را اصلاح کرده اید.
• با خودتان خودکار آبی رنگ به همراه داشته باشید و از نویسنده قرارداد بخواهید تا با خودکار شما قرارداد، سفته یا چک، امضاها، و … را تنظیم نماید
• پیش از رفتن به مشاور املاک، سعی کنید تا لیستی از تمام کارهایی که باید انجام دهید یا متنهایی که باید اضافه نمائید را به همراه داشته باشید، تا حین تنظیم قرارداد نکته ای فراموش نشود.
• سعی کنید متن قرارداد خوانا و شفاف و عاری از مفاهیم دو پهلو نگاشته شود.
• حداقل دو نفر شاهد با ذکر نام و مشخصات و کد ملی و شماره تلفن، ذیل قرارداد را امضاء نمایند.
• اگر فروشنده بیش از یک نفر باشد و امکان درج نام و مشخصات آنها در متن قرارداد میسر نباشد، آنگاه نام یک نفر از ایشان که یا سهم بیشتری نسبت به سایرین دارد یا از نظر سنی بزرگتر از بقیه است را در محل پیش بینی شده، و مابقی را در پشت قرارداد (با ذکر تمام مشخصات: نام و نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولید، شماره شناسنامه، شماره ملی، شماره تماس و امضاء نامبرده) قید کنید.
• در متن قرارداد حتماً اطلاعات سند ملکی (عرصه و اعیان و شماره پلاکهای اصلی و فرعی ثبتی و پلاکهای تفکیکی و پایان کار و …) به دقت و کامل نوشته شوند.
• در متن قرارداد، نوع کاربری ملک خریداری شده را قید نمائید.

در ادامه امضای قرارداد چه نکاتی مهم هستند؟

• مبلغ معامله را بطور دقیق به حروف و عدد بنویسید و نحوه پرداخت آن را نیز مشخص کنید. مشخص کنید که چه مقداری بصورت بیعانه داده می شود و چه مقداری به هنگام امضاء سند.
• اگر پرداختهای شما وجه نقد هستند، قید کنید و اگر طی چک می باشند، مشخصات (شماره چک، گیرنده، تاریخ، مبلغ) را نیز بنویسید.
• توجه داشته باشید که اگر از چکهای قدیمی در پرداخت مابقی پول استفاده می کنید، لاشه چکها را در هنگام معامله تحویل فروشنده ندهید. بلکه صبر کنید تا در هنگام امضاء سند در دفترخانه اینکار را انجام دهید.
• معامله را بصورت قطعی تنظیم کنید و برای فسخ معامله به هر دلیلی بغیر از برخی مواردی که در قانون تصریح شده باشند، حق فسخ را ببندید.
• اگر مایل به باز گذاشتن حق فسخ هستید، در آنصورت زمان پایانی برای آن تعریف کنید و جرائمی نیز برای فسخ کننده در نظر بگیرید و در قولنامه قید کنید.
• در متن قرارداد مشخصاً قید نمائید که ششدانگ ویلای مورد نظرتان را خریداری می نمائید. البته اگر هدف خریدتان میزان نصف یا مقادیر کمتر و یا بیشتری باشد نیز ، باید بصورتهای متناسب  چون 3 دانگ، 2 دانگ، 1 دانگ، نیم دانگ و غیره نوشته شود.

پس از تنظیم قرارداد و امضاء و اثر انگشت گذاری آن توسط طرفین، مشاور املاک نیز آنرا امضاء می نماید. چنانچه قبلاً هم گفته شد، دو نفر شاهد نیز باید قرارداد شما را امضاء و اثر انگشت گذاری کنند. مشاور املاک موظف است معامله را در سامانه مربوطه ثبت و کد رهگیری را اخذ نماید.

شما در این قولنامه خرید ویلا به عنوان خریدار می توانید، با استفاده از کد رهگیری 13 رقمی، به آسانی از وضعیت ویلای مورد معامله تان اطلاع حاصل کنید.

با این استعلام کد، از سامانه مربوطه، می توانید اطلاعاتی پیرامون قرار گرفتن ملک در طرح های شهرداری، میزان بدهی آن به بانک، سلامت معامله از این جهت که به جز شما آیا همزمان به اشخاص دیگری نیز فروخته شده یا نه و غیره بدست آورید.

جمع بندی درباره نکات تنظیم قرارداد و قولنامه

پیش از خرید، حتما پیش نیازهایی چون استعلامات اولیه و سایر موارد اشاره شده در این مقاله را بخوبی بررسی کنید. سپس در تنظیم قرارداد، دقت کنید تا تمام جوانب را در نظر گرفته و قراردادی حرفه ای تنظیم نمایئد. فراموش نکنید که امر معامله، به ویژه در دوره حاضر، بحثی کاملاٌ تخصصی و پیچیده و دارای آثار حقوقی است.

پس استفاده از مشاوران تخصصی می تواند بسیار مفید باشد. املاک آرام به عنوان یکی از مشاوران مجرب این حوزه آمادگی دارد، تا معامله ای مطمئن و پر سود برای شما انجام دهد.

سوالات متداول درباره نکات تنظیم قرارداد و قولنامه

آیا قولنامه بدون کد رهگیری اعتبار قانونی دارد؟
بله، قولنامه حتی بدون کد رهگیری نیز از نظر قانونی معتبر است؛ اما داشتن کد رهگیری باعث افزایش امنیت معامله، جلوگیری از فروش همزمان ملک به چند نفر و امکان پیگیری بهتر از طریق مراجع قانونی می شود.

در تنظیم قولنامه چه اطلاعاتی باید حتماً ذکر شود؟
اطلاعات کامل طرفین (نام، کد ملی، آدرس)، مشخصات دقیق ملک، مبلغ معامله، نحوه و زمان پرداخت، تاریخ تحویل، شرایط فسخ، وجه التزام و امضای طرفین و شهود از مهم ترین مواردی هستند که باید در قولنامه ذکر شوند.

آیا قولنامه دستی در دادگاه قابل استناد است؟
بله، قولنامه دستی در صورت داشتن امضای طرفین و مشخص بودن جزئیات معامله، در دادگاه قابل استناد است. با این حال، تنظیم قرارداد در بنگاه معتبر و دریافت کد رهگیری، اعتبار و امنیت بیشتری ایجاد می کند.